تختلف عن الخطط العديدة الاستعمال بأنها محدودة الاستعمال أي أنها توضع بهدف مواجهة حالة معينة عند حدوثها، وعند انتهاء مفعول الحادث ينتهي معه، وبنفس الوقت مفعول الخطة، أي لاستخدام الخطة مرة أخرى.

وتقسم هذه الخطوات إلى ثلاثة أنواع هي:

أولا: البرامج:

البرنامج هو مجموعة من الخطط المتداخلة وضعت خصيصا لمهمة رئيسية من اجل تحقيق هدف رئيسي من أهداف المشروع. ويتضمن البرنامج عادة مجموعة من الأهداف والسياسات والإجراءات والطرق والقواعد والمهمات التي يجب القيام بها بواسطة موارد وعناصر أخرى ضرورية، لتنفيذ عمل معين، فهي ترتيب معقد ومتشابك للعناصر السالفة الذكر.

ثانيا: المشاريع:

وهي جزء من البرامج، إلا أن المشروع يمكن تخطيطه وتنفيذه كوحدة مستقلة وعند تحقيق الأهداف المطلوبة تنتهي فعالية المشروع.

ثالثا: الميزانيات التقديرية:

إن الميزانية التقديرية كخطة هي عبارة عن قائمة تبين النتائج المتوقعة معبرا عنها قي شكل أرقام، وقد يشار إليها كبرنامج رقمي، وهذه الأرقام تكون في شكل مبالغ مالية، أو ساعات عمل، أو وحدات إنتاج، أو أي مقياس رقمي آخر يمكن استخدامه.

والميزانية التقديرية قد تغطي كل أوجه نشاط المؤسسة أو أي جزء منها، وفي نفس الوقت تحدد الميزانيات التقديرية الأهداف لكل نشاط، ولذا فهي عادة تكون تفصيلية نسبيا. كما تستخدم كأداة للمراقبة، حيث يتم المقارنة بين الأرقام التقديرية الواردة والأرقام الفعلية في الميزانية التقديرية، ثم تحديد الانحرافات. وتكمن أهميتها فيما يلي: [1]

-تعبر عن الهدف بتحديد ودقة.

-تسهل بين أقسام المشروع التي وضعت والأهداف المحددة.

-لا لزوم للاحتفاظ بها.

(1) جميل أحمد توفيق: إدارة الأعمال، كلية التجارة، الدار الجامعية، طبع، نشر، توزيع، 1999، ص 180.