لاحظ أن كلمة طارئة لا يعني خطيرة وإنما جديدة يطلب منك تنفيذها الآن، فيشمل الحالات الخطيرة والعادية.
فكيف يتم التعامل مع هذه الطوارئ وأمثالها.
البعض يرفض ويقاوم هذه الطوارئ مطلقا وتسبب له الضيق والحرج، والبعض الآخر ينساق معها باستمرار وتشغل جل وقته وتصرفه عن أهدافه الأساسية.
إن فهم مثل هذه المطالب والتعامل الصحيح معها من أهم مسائل إدارة الوقت فيجب أن تدرسها بوضوح وتتخذ تجاهها القرارات المناسبة.
التعامل مع الطوارئ يكون وفق الخطوات التالية:
أولا: على المدى الطويل يجب تعويد وتفهيم الآخرين برنامج مواعيد وأنه لا بد من موعد مسبق مناسب يتم التفاهم حوله طويلا وتسجيله والالتزام به كعقد وعهد.
ثانيا: حل عاجل وهو في خطوتين:
الأولى: التسجيل: يسجل العمل، والزمن اللازم له.
الثانية: تحديد موعد فتنظر في مواعيدك وتحاول إيجاد موعد قريب له، فإن لم يوجد فراغ وهذا هو الأصل إذ أنه يفترض تعبئة مواعيدك لليوم كاملا من بداية اليوم، فإن لم يوجد فراغ فتضعه مكان أي هدف آخر لا يتضرر بذلك.
وبعض الطوارئ تحل اضطرارا محل المواعيد المحددة مسبقا ولا نقص في هذا ما دامت فعلا لا يجوز تأجيلها مثل إسعاف مريض، أو إكرام ضيف، أو إجابة دعوة، أو تلبية مطالب للأسرة عاجلة ونحو ذلك.
أما غير العاجل وغير الضروري فيجب عدم السماح له إلا بموعد مسبق.