الحفظ:
* يُخصص مكتب في كل بعثة لحفظ الوثائق السرية (تقارير، خرائط، كروكيات، أفلام، أشرطة تسجيل، شفرة) ويكون المكتب مؤمنًا التأمين الوافي، ويُختار أكثر المكاتب تحصينًا لهذا الغرض، وتتخذ إجراءات تأمين إضافية بتحسين الدواليب والأبواب والمنافذ فيه، وتوضع أحسن خزن البعثة به، على أن يخضع هذا المكتب لإشراف موظف يعينه رئيس البعثة، ويُشترط في هذا الموظف الأمانة والالتزام والحس الأمني، وإدراك جسامة مسؤولية أمن المعلومات.
* لا يُجهز بالأرقام السرية أثناء فتح الخزائن المتميزة بهذه الأرقام، خشية من أجهزة تصنت مخبأة.
* تُحفظ الأوراق ذات الديباجات الثابتة في مكان واحد مؤمن، لتفادي سوء استخدامها.
* تؤمن أختام البعثة بمثل تأمين الوثائق السرية، وتحدد أسماء الموظفين المسموح لهم باستخدامها وحفظها، ومن الواجب أن تُجدد الأختام من قبل الرئاسة، لدى جهة مؤتمنة، ولا يُسمح باستخراج نسخ إضافية منها كيلا تقلد، وتُباد الأختام القديمة عبر لجنة تقرُ إبادتها، وتحرر شهادة بذلك، وإذا فُقد الختم ـ ولو لفترة وجيزة ـ يجرى التبليغ فورًا، ويُشكل مجلس تحقيق لذلك، وتُخطر الرئاسة بالنتائج.
* عند وصول وفد رسمي إلى دولة، فان على البعثة الدبلوماسية فيها أن تنصح أعضاء الوفد بتسليم وثائقهم السرية لحفظها وتأمينها بدار البعثة، بدلًا من تركها بالفنادق ومقار السكن أو دور الضيافة،
لأن ذلك يعرضها للفقدان أو الكشف.
* في الظروف الطارئة، مثل إغلاق البعثة أو إعلان الحرب، أو طرد البعثة، أو الاضطرابات العامة، تكون لجنة لإبادة الوثائق السرية، وتُكتب شهادة بذلك.
* تعامل دفاتر الصادر والوارد التي تدون فيها الوثائق السرية، بذات معاملة الوثائق السرية في الحفظ والتداول.
* بنهاية الدوام الرسمي اليومي يُشترط التأكد من أن كل الوثائق السرية قد أعيدت إلى أماكنها وجرى تأمينها، وأحرقت الأوراق المهملة والأوراق السرية، بأشراف الموظف المعين لهذا الواجب.
أمن الأفراد:
من الجدير بالاعتبار في أمن الأفراد ما يلي:
* أن ينال كل من يرسل للعمل بالبعثات، خارج البلاد، تدريبًا أمنيًا يمكنه من الإلمام بإرشادات الأمن، مع التركيز على المخاطر والتهديدات الأمنية الخاصة بالمنطقة التي سوف يعمل فيها، على أن يشمل التدريب إجادة الرماية.
* أن يجري التعرف على من سيعملون بالخارج، من حيث نقاط الضعف التي قد تجعلهم فريسة سهلة للمخابرات الأجنبية، خاصة جانب الأخلاق والسلوك العالم، إذ أن الاستقامة تعتبر صمام أمان ضد محاولات المخابرات الأجنبية.
*اختيار سكن مناسب من حيث توُفر وسائل الاتصال ونقاط الشرُطة، والابتعاد عن السكن في المناطق النائية والمعزولة.
* تجنب ارتياد الأماكن المشبوهة، مثل الحانات وأندية السُكر والميسر، وتوخي الحذر والكتمان وعدم البوح بالأسرار في كل مكان يُرتاد.
* تجنب الذهاب إلى رحلات في أماكن لا تتوفر فيها الحراسة أو النجدة.
* الابتعاد عن أماكن التجمعات التي يُحتمل حدوث شغب فيها.
* التأكد من هوية المتعامل معهم، والاحتراس من الصداقات العشوائية، خاصة أولئك الذين يسعون إلى التقرب ويحرصون عليه.
* الإبلاغ، فورًا، عن أي حدث يُشبه في أنه خطر على أفراد البعثة، وتلزم الاستعانة بسلطات الأمن المحلية في حالات الخشية مما يهدد أمن البعثة، وتبلغ الرئاسة بذلك.