الطباعة:
* يجدر أن يخصص كاتب طابع في كل بعثة لطباعة الوثائق التي تحمل قدرًا من السرية، يُفرد مكتب لطباعة الوثائق السرية، وتقام خزائن مؤمنة لحفظها.
* تُحدد درجة سرية الوثيقة بواسطة كاتبها ـ على المسودة ـ وتوضع درجة السرية عند الطباعة باللون الأحمر، في أعلى وأسفل كل صفحة بوسط السطر.
* تحدد في الوثيقة السرية درجة السرية، وعدد الصفحات والأصل، وعدد الصور المطبوعة وتوزيعها، ولا يجوز استنساخ صور إضافية منها، ويرقم كل أصل وصورة بما يسهل المتابعة في حالة التسرب.
* يغلق المكتب المخصص أثناء طباعة الوثائق السرية، ولا يسمح بدخول الأشخاص غير المصرح لهم بالإطلاع عليها.
* يراعى عدم المبالغة في إعطاء درجات السرية، فالوثيقة التي تستحق درجة «سري» لا تعطى درجة «سري للغاية» ، لأن ذلك يضخم من عدد الوثائق ذات السرية القصوى، ويجعل إجراءات الأمن عسيرة وحفظ الوثائق صعبًا، ويقتضي ذلك مراجعة الوثائق التي تحمل درجة سرية عالية لتخفيض درجتها، كلما زالت الدواعي، فتوقيتات تحركات الرئيس ـ مثلًا ـ تنتهي سريتها بانتهاء الزيارة، وبذات القدر يُراعي عدم التهاون في إعطاء درج سرية أقل لوثيقة ذات أهمية قصوى.
* تُباد المسودات، بالحرق أو التمزيق الدقيق، وتعامل أوراق الكربون وأشرطة ماكينة الكتابة التي كتبت بها الوثائق السرية معاملة الوثيقة نفسها، لاحتمال معرفة المعلومات السرية من خلال أوراق الكربون، وأشرطة ماكينة الكتابة، وإضافة إلى هذا تحرر شهادة بذلك.
* تُسجل كل الموضوعات السرية الواردة للطباعة في سجل خاص بها، وتسلم النسخ المطلوبة مع المسودة لكاتب الوثيقة، ولا يحتفظ كاتب الوثيقة بصورة منها أو بمسودته التي كتبها.
* عند وضع وثيقة تحمل درجة السرية القصوى داخل ظرف، توضع في ظرفين: يكتب على الظرف الداّخلي «سري للغاية» ، وعلى الظرف الخارجي «سري» ، لئلا تلتفت الأنظار للوثيقة ذات السرية القصوى، وعندما يفضُ موظف الحقيبة الظرف الأول فان عليه تسليم الظرف الثاني «الوثيقة ذات السرية القصوى» للموظف المخول له بفضها.
* تُختم كل الوثائق السرية بالشمع الأحمر، ويكتب عليها درجة سريتها بشكل واضح.
* يحسن الاتفاق ـ مسبقًا ـ على من لهم سلطة وضع درجات السرية في الوثيقة، فعلى سبيل المثال، لا يضع درجة «سري للغاية» إلا السفير، أما درجة «سري» فيضعها المستشار ومن هم أعلى منه، ويمضي الأمر تباعًا على هذه المنوال. ويحسن أيضًا تحديد الأشخاص المخول لهم فضُ الوثائق السرية، بدرجاتها المختلفة.
* يُراعي توحيد أرشيف الملفات السرية مع أرشيف الرئاسة ـ ما أمكن ذلك ـ وبما ييسر إجراءات المراجعة والحفظ والتداول.
التداول:
* لا يسمح في تداول الوثائق السرية بنقلها لقراءتها بالمنزل أو طباعتها، أو لأي غرض آخر، بل تكون الوثائق السرية كلها مؤمنة بالمكان المعين المخصص لها.
* تُعاد الوثائق السرية لمكان حفظها في أقل وقت ممكن بعد الفراغ منها.
* يكون لكل وثيقة سرية سجل تاريخي يوضح تداولها بالتاريخ والزمن، ويوقع عليه ممن اطلع عليها، وممن هو مسؤول عن حفظها.
* لا تُقرأ الوثيقة السرية قراءةً جهرية، لاحتمال وجود أجهزة تصنُف.
* لا تترك المكاتب التي بها وثائق سرية مفتوحة في حالة خروج الموظف من مكتبه، بل تؤمن الوثيقة إلى حين عودته، وفي نهاية الدوام تُعاد الوثائق للأرشيف السري.
* لا يجوز تداول الوثائق السرية بواسطة السعادة وصغار العمال.