إتلاف الوثائق:
قد يبدو ـ للوهلة الأولى ـ إن إتلاف الوثائق أمر عادي لا يتطلب نهجًا معينًا، غير ان هناك طرائق مرعية في هذا الصدد، تردُ على النحو التالي:
* لا يجوز إتلاف أي وثيقة سرية إلا بموافقة جهة الإصدار.
* تُتلف الوثائق بحيث يستحيل إعادة تجميعها، ويُستخدم في هذا آلات إتلاف الوثائق، ويُحدد مكان خاص لحرقها ـ وبواسطة لجنة ـ على أن يوقع إيصال بذلك.
* لا تُخفض درجة سرية «الوثائق السرية» إلا بموافقة جهة الإصدار.
* تُراجع درجة السرية مع الجهة المصدرة، حسب سرية الوثيقة.
فقدان الوثائق:
عند فقدان آية وثيقة يلزم إتباع الإجراءات التالية:
* يُبلغ دون إبطاء، عند الاشتباه في احتمال تسرب الوثيقة السرية.
* عند فقدان أية وثيقة سرية يجري تشكيل لجنة تحقيق فورًا.
* عند إطلاع شخص ـ أو جهة غير مخولة ـ على وثيقة سرية، تُخطر الرئاسة وجهة الإصدار فورًا.
* تبحث لجنة التحقيق عن ظروف فقدان الوثيقة، ونقاط الضعف والإهمال في حفظها وتداولها، ثم توجه بالتصرف حيال المعلومات التي تحتويها الوثيقة المفقودة، والإجراءات المطلوبة لضمان ألا يتكرر ما حدث.
* تفقد المعلومات سريتها بمضي الزمن، ويتفاوت زمن فقدان السرية تبعًا لنوع المعلومات. فالمعلومات المتعلقة بتحرك شخصية هامة، تنتهي بوصول هذه الشخصية إلى الجهة المقصودة. ومعلومات القتال تنتهي سريتها بانتهاء العمليات .. وهكذا. لذلك يجب متابعة درجات السرية وإزالتها متى زالت الحاجة إليها، لئلا تتكدس معلومات تحمل درجات سرية لا قيمة لها.
إجراءات التحقيق في فقدان الوثائق:
عند تعيين لجنة للتحقيق في فقدان وثيقة ما، يجب مراعاة التالي:
* الإطلاع على الأوامر الدائمة والتعليمات الخاصة بأمن الوثائق.
* جمع معلومات عن الوثيقة التي فقدت: موضوعها، ودرجة سريتها، ورقمها، وتاريخها، والوثيقة التاريخية التي تليها.
* معرفة المرفقات التي أرسلت مع الوثيقة.
* معرفة الجهة التي تسربت منها الوثيقة، وذلك بمراجعة النسخ والتوزيع.
* معرفة تاريخ وصول الوثيقة.
* معرفة المسؤول عن حفظها وتداولها، وطريقة حفظها وتداولها.
* الإجابة عن: أين كانت الوثيقة؟ ومن هو آخر من اطلع عليها؟
* معرفة ظروف اكتشاف فقدان الوثيقة، أو تسربها، والإجراءات التي اتخذت فورًا.
* استقصاء إجراءات حفظ الوثيقة لحظة فقدانها، أو تسربها.
* استقصاء طريقة الحراسة والقفل والخزائن.
* تحديد الأخطاء التي أدت إلى الفقدان والتسرب.
* تحديد الجهات، أو الأشخاص المقصرين.