تتميز الاتصالات ذات الكفاءة العالية بالخصائص التالية:
أولا: السرعة: إن مدى السرعة أو البطئ في نقل المعلومات قد يعود إلى الرسالة المستخدمة. فمثلا عند مقارنة التليفون بالخطاب يتبين أن الأول أسرع بكثير من الثاني. و هناك بعدا آخر للسرعة و هو وصول المعلومات في الوقت المناسب حيث تفقد المعلومات قيمتها إن لم تصل في الوقت المناسب.
ثانيا: الارتداد: تسهل وسائل الاتصال الشفهية من إمكانية الحصول على معلومات مرتدة تساعد على رد الفعل السليم و إتمام عملية الاتصال بنجاح. أما الوسائل المكتوبة و المذكرات و التقارير فهي بطيئة و غير فعالة في تقديم معلومات مرتدة إلى أطراف الاتصال.
ثالثا: التسجيل: يمكن لبعض وسائل الاتصال أن تحفظ سجلات و ملفات، و يفيد ذلك في إمكانية الرجوع إليها لمتابعة التقدم في الإنجاز. أما الوسائل الشفوية فيصعب تسجيلها و الاحتفاظ الرسمي بها.
رابعا: الكثافة: تتميز بعض الوسائل بأنها قادرة على تقديم معلومات كثيفة مثل الخطابات و التقارير، الأمر الذي يمكننا من استخدامها في عرض المعلومات المعقدة، و الوقائع و الخطط، و نتائج المتابعة و الرقابة. وبصفة عامة كلما قدمت وسيلة اتصال معلومات كثيفة كلما كان أفضل.
خامسا: الرسمية: إذا كان موضوع الاتصال رسميا أي متعارف عليه ومكتوب، أمكن استخدام وسائل اتصال تناسب ذلك. الاتصالات الداخلية بين زملاء العمل و الأقسام قد تحتاج إلى وسائل أقل رسمية مثل المذكرات الداخلية و التليفون. و هناك اتصالات داخلية قد تحتاج إلى الشكل الرسمي مثل الاجتماعات و اللجان و التقارير.