تشكل المعلومات موردًا إستراتيجيا للمؤسسة الحديثة الذي ينبغي توفيره بالمواصفات المطلوبة

(من حيث: الدقة، الثقة، التركيز، التوقيت ... ) والعمل على حسن استغلاله ومن هنا تظهر أهمية نظام المعلومات في المؤسسة، فهو الذي يضطلع بمهمة توفير هذه المعلومات لكافة المستويات الإدارية فيها. ولابد لذلك من تحديد مدلول المعلومة ونظام لمعلومات.

هي بيانات تمت معالجتها بحيث يكون لها قيمة ومعنى بالنسبة لمتخذ القرار وحتى تكون المعلومة جيدة وذات فائدة لا بد أن تتوفر على جملة من الخصائص أهمها:

-الدقة: بحيث تكون نسبة الخطأ صغيرة عند التعامل مع كمية كبيرة من البيانات وتقاس بالنسبة بين المعلومات الصحيحة ومجموع المعلومات المتوفرة.

-الحداثة: فأغلب المعلومات التي تكون اليوم مفيدة تصبح غدًا لا معنى لها.

-التركيز (الإختصار) : فمحاولة تزويد الإدارات بمعلومات شاملة قد تؤدي إلى جمع بيانات هامشية وبذلك تضيع الوقت في البحث عما هو أهم.

هو مجموعة منظمة من الموارد: عتاد، برمجيات، أفراد، بيانات، إجراءات تسمح بحيازة ومعالجة وتخزين وإرسال المعلومات (في شكل بيانات، نصوص، صور ... إلخ) في المنظمات (4) ، ولكي يقوم نظام المعلومات بتوفير المعلومات بالخصائص المذكورة أعلاه وإرسالها إلى المستويات الإدارية المعنية بها بالفعالية المطلوبة يجب أن يتوفر على الخصائص التالية:

-التكامل: بحيث يمثل النظام وحدة متماسكة في مكوناته ومع وحدات المؤسسة

الأخرى التي يخدمها.

-المرونة والديناميكية: بحيث يمكن إدخال التعديلات اللازمة عليه لمواجهة المستجدات.

-التوازن بين الأهداف المختلفة المطلوب تحقيقها، كالتوازن بين دقة المعلومة وتكلفتها.

إن إقامة نظام معلومات بهذه الخصائص يستوجب إتباع الخطوات التالية:

-تحديد مراكز إتخاذ القرارات في المؤسسة التي يجب على النظام تزويدها بالمعلومات.

-تحديد أنواع المعلومات التي يحتاجها كل مستوى.

-تحديد مصادر الحصول على المعلومات المطلوبة.