وإذا انتهى الباحث من نقل كل المعلومات المتصلة ببحثه إلى البطاقات، عليه أن يتأكد أولا من المراجع التي نقل عنا بحوزته، عليه أن يتأكد ثانيا من أن البيانات الخاصة بهذه المراجع قد نقلها بشكل كامل، وهذه البيانات تشمل: - اسم المؤلف كاملا.

-اسم الكتاب كاملا.

-اسم دار النشر.

-تاريخ الطبع.

-مكان الطبع.

-الطبعة التي اعتمد عليها الباحث: الأولى أو الثانية أو غيرهما.

ومسألة تدوين البيانات الخاصة بالكتاب لها طريقان:

الأول: أن تبدأ باسم المؤلف / اسم الكتاب / دار النشر / مكان النشر / تاريخ النشر / نوع الطبعة. كما يلي:

مصطفى سويف: الأسس النفسية للإبداع الفني في الشعر خاصة، دار المعارف، القاهرة، 1981، ط 4.

وقد يبدأ بعض الباحثين كتابة البيانات الخاصة بالكتاب بذكر اسم العائلة للمؤلف، ثم يضع فاصلة بعد اسم العائلة، وبعد ذلك يذكر الاسم الأول للمؤلف مثل (سويف، مصطفى) ، وهذا النظام منقول عن الأسلوب الغربي في تدوين البيانات الذي يلتزمون به تماما في كل كتبهم، لكن هذا النظام لا يفضل استخدامه إلا في تدوين بيانات الكتب القديمة، حيث اشتهر المؤلفون القدماء بأسماء عائلاتهم، أو بكناهم، أما المؤلفون المعاصرون فإنهم يميلون إلى استخدام الاسم الأول أو الاسم كاملا دون الاقتصار على الكنية أو اسم العائلة إلا في حدود ضيقة مقلما نقول عن عباس محمود العقاد إنه العقاد، لكنا لا نقول عن طه حسين (حسين) فقط ونعني به طه حسين، ولا نقول عن جابر عصفور (عصفور) أو (جابر) فقط، وإنما نستخدم اسمه كاملا، وهكذا.

الثاني: أن تبدأ باسم الكتاب، ثم تدون بقية بيانات الكتاب مثل النظام السابق.