وتختلف أحجام البطاقات التي تستخدم في البحث، لكن أكثر الأحجام شيوعا هو 15×11.5، وهو الحجم المتوسط في البطاقات، وهناك أحجام أكبر من ذلك، كما أن هناك أحجاما أصغر، وقد يلتزم الباحث بحجم واحد في كل بحثه، كما قد يخصص لكل فصل من بحثه حجما معينا، أو يخصص لونا معينا، فهناك أيضا بطاقات ذات ألوان متعددة، وفي كل الأحوال فإن عملية استخدام البطاقات المختلفة الأحجام أو الألوان تعود إلى الباحث نفسه، وإلى أسلوبه في البحث.

وحين يبدأ الباحث في استخدام البطاقات، فإن عليه أن يضع نظاما ثابتا لمسألة التدوين على البطاقة، و لا يجب عليه أن يحيد عنه في أثناء البحث، حتى تتيسر عليه عملية استدعاء المعلومات المتشابهة مرة أخرى، وضمها في سياق واحد، فمن الممكن مثلا أن يضع اسم الكتاب الذي ينقل عنه على يسار البطاقة، بينما يضع اسم مؤلفه على اليمين، لكنه إذا بدأ بهذا، فعليه أن يلتزمه حتى نهاية بحثه.

وحين يبدأ الباحث في قراءة كتاب متصل بموضوع بحثه، فإن المتبادر إلى الذهن أن ينقل الباحث ما يقرؤوه إلى البطاقات الموجودة بجواره دائما، لكن هناك نظاما متصلا بعملية نقل المعلومات من الكتب إلى البطاقات، وهذا النظام يرتبط بعدة عوامل معا:

العامل الأول: مدى أهمية المعلومة للبحث.

العامل الثاني: طول المعلومة التي يراد نقلها.

العامل الثالث: هل الكتاب الذي أنقل عنه يخصني، أم أنه معي على سبيل الإعارة.