وهي التي ترسلها إدارة من الإدارات، أو هيئة من الهيئات إلى فرد من الأفراد أو العكس.
خصائص الرسالة الرسمية"الإدارية":
أ- في المضمون:
ينبغي أن يوجد في الرسالة مضمون، وزمان، ومكان، أما المضمون فهو يشمل: محتوى الرسالة. والمكان: الذي صدرت منه الرسالة إلى الشخص المرسل إليه، وأما الزمان: فهو زمن الإرسال.
ب- في الشكل:
1-اسم المرسل إليه: وينبغي أن يخاطب المرسل إليه بقدره ولقبه دون زيادة أو نقصان.
2-التحية
3-الموضوع"المضمون"
4-التحية في آخر الرسالة
5-المرسل"التوقيع"
6-العنوان
7-التاريخ.