1 -بلغي الاجتماعات غير الضرورية.

2 -يوفر الاتصال بكل شخص وذلك عن طريق الاتصال الجماعي Conference Call.

3 -يوفر عناء الارتحال لإنجاز المهمات.

4 -يريحنا عند جمع المعلومات التي نريدها حالا وأيضا عند إبلاغها.

وحتى تحصل الفائدة القصوى من الهاتف نقترح ما يلي:

1 -إذا كنت مستغرقا في عمل ما فلا تحاول أن ترد على الهاتف إلا إذا كنت متأكدا أن هناك مكالمة لا بد من إجابتها وإلا يفضل إبعاد الجهاز بعيدا عن بيئة العمل.

2 -إذا كان بالإمكان اقتن جهاز تسجيل المكالمات الواردة Answering Machine والذي يمكنك من تأجيل الرد على مكالماتك حتى الموعد المناسب في جدول أعمالك اليومية.

3 -جهز أوراقا وقلما إلى جوار الهاتف ويا حبذا لو كان الجهاز مزودا بساعة عد رقمية تمكنك من إحصاء وقت المكالمة.

4 -حاول أن تعد مخططا بالنقاط التي تود شرحها أو نقاشها وتعود أن تكتب كل ما يستجد حول موضوع المكالمة. عند الحديث حدد ما الذي تريده مباشرة بإيضاح ذلك للشخص الآخر.

5 -لو حدث أن تلقيت مكالمة غير مهمة وأطال المتحدث في الوقت توقف عن الكلام ولا ترد بأي كلمة عدا بعض"الهمهمات" (آهه، آه) وبالتأكيد سيشعر المتحدث حالا بأنه حان الوقت لإنهاء المكالمة.

6 -لا تطل كثيرا في المجاملات ولا تكرر التحايا كثيرا وتخلص من بعض العادات في الكلام.

7 -عندما تشعر بأن المكالمة طالت عن حدها لا تسترخي في جلستك بل حاول أن تقف وتمشي جيئة وذهابا.

8 -بعض الشركات توفر خدمة استقبال مكالمة أخرى أثناء وقت مكالمة أخرى حاول أن تستغل هذه الميزة بشكل لا يثير حنق المتحدث الأول وخصوصا إذا كانت مكالمته هامة ومن مسافة بعيدة.

9 -عود زوجتك وأبنائك على أن يستقبلوا المكالمات الهاتفية أثناء غيابك بشكل حسن وزودهم بجدول يكتبون فيه من قام بالاتصال ورقمه وماذا كان يريد.

10 -حدد وقتا في برنامجك اليومي لإجراء المكالمات الهاتفية (مثلا: وقت الضحى ووقت ما بعد العصر) وذلك لمدة لا تزيد عن ساعة.

ما ذكرناه بعالية مجرد مقترحات وقد يكون لديك مقترحات أخرى ولكن تذكر أننا لا نعني البتة أن الهاتف دائما مضيعة للوقت لأن هذا الشعور قد يولد ردا عكسيا يشل تماما استفادتك من هذه النعمة.

4 -الاجتماعات: يفترض في الاجتماعات أن تكون معينا كبيرا على حل العقبات ومشاركة الرأي إلا أنها قد تنقلب إلى مضيعة للوقت إذا لم تدر بالشكل المطلوب. وفي النقاط التالية نورد اقتراحات لجعل اجتماعاتنا القادمة أكثر إنتاجية (هذا بالإضافة إلى ما تم ذكره في مهارات العمل الجماعي) :

1 -حدد ما إذا كان هناك خيارات عن الاجتماع: يمكن صنع القرار من واحد فقط بالهاتف، إلغاء الاجتماع لأن ليس له ضرورة ... إلخ.