3 -اتخاذ الإجراءات التصحيحية كلما دعت الضرورة، بما في ذلك إعادة تحديد الأهداف إذا ثبت عدم جدواها، وتغييرها إذا أصبحت غير ممكنة التحقيق، أو تغيير الخطة بكاملها إذا كانت هناك دواع لذلك. إن التصحيحات أفضل من الكوارث التي يمكن أن ينتهي إليها العمل.

خامسًا: فعالية التخطيط

أ - الاعتبارات السابقة

عندما تتم صيغة خطة العمل مسبقًا عن وعي وبصيرة والتزام تصبح مؤهلة لان تحدد مسار العمل كله طوال العام. كما ينبغي أن تحد من ضرورة اللجوء إلى أسلوب «التخطيط من خلال أزمات» المضيع للوقت والموارد البشرية والمالية.

ولتحقيق النتائج المرجّوة، يجب أن تخضع الخطة للمتابعة وتقويم مدى تطابقها مع الغايات الكبرى مرة كل ثلاثة أشهر.

كما يجب أن تخضع كل دراسة تسبق التخطيط للاعتبارين التاليين اللذين قد يبدوان للوهلة الأولى متضاربين، وهما:

1 -لا يمكن التخطيط لعمل ما خارج ما تسمح به الموارد السنوية المخصصة.

2 -لا يمكن التخطيط لعمل ما خارج ما تسمح به الموارد السنوية المخصصة.

ب - التخطيط المركزي والتخطيط اللامركزي

يكون التخطيط إمّا مركزيًا أو لا مركزيًا. ويتم التخطيط المركزي في هيئة هرمية الشكل، يحدد فيها المسؤول الأول الأهداف للهيئة التنفيذية، ويستعرض المعايير والنتائج المتوقعة، ويوفر المعلومات واحتياجات التدريب والإعداد، ويشرح الإجراءات المتبعة ويطور ويحسن طرق العمل الراهنة، ويقوم على تنفيذ النظام، ليضمن قيم كل عضو بدوره في تنفيذ الخطة.

أمّا في التخطيط اللامركزي، فإن الرئيس وأعضاء الهيئة القيادية يتشاورون مع الأعضاء في مختلف مراحل التخطيط والتنفيذ، وتكون المعلومات والاستفادة منها في هذه الحالة متاحة للجميع. كما يكون التدريب نوعًا من التعليم ويتم في مواقع العمل ذاتها، ولا يطرد عضو من المنظمة لارتكابه خطأ ما، بل يتم تشجيعه للتعلم من أخطائه.

مواصفات الخطة الفعَّالة

1 -التحديد في الخطط شرط أسياسي لتحفيز الأعضاء على العمل والمشاركة.

2 -يجب أن يكون محور الخطة هو العمل، وينبغي الاعتدال بين عسر العمل ويسره، ويجب صيغة الخطط بلغة سهلة الفهم على من يولّون تنفيذها.

3 -يجب أن تكون الخطط مرنة، خاصة عند كثرة العوامل التي يصعب التحكم فيها أو السيطرة عليها.

4 -يجب أن تتفق الخطط مع أهداف الأمة بصفة عامة.

العلاقة بين عامِلَي الزمن والمال

أ - التأخر في كتابة الرسائل بحيث يتعذر إرسالها ببريد الدرجة الثانية أو الثالثة يترتب عليه إرسالها ببريد الدرجة الأولى وبتكاليف أعلى.

ب - التأخر في إرسال الدعوات لحضور نشاط معين يترتب عليه شراء تذاكر سفر بتكاليف أعلى وذلك لفقدان مزيّة التخفيض التي تقدمها شركات الطيران بناء على شروط أو خلال فترات معينة.

أفكار مفيدة للتخطيط الفعال

1 -الخطط التي تنفذ فعلًا هي التي يشارك في إعداد أفراد مسؤولون عن تنفيذها.