2-سلطة الموظف العام في كتابة الورقة، واختصاصه بها والمقصود بتحرير الموظف العام الورقة الرسمية في حدود سلطته، أن يقوم بتحريره الورقة في أثناء بقاءه على رأس العمل، فإذا كان تحرير الموظف بعد صدور قرار عزله أو نقله أو وقفه أو إحالته للتقاعد وإبلاغه هذا القرار، فما يحرره يعتبر باطلًا، وليس له صفة الورقة الرسمية. ويقصد باختصاصه بكتابة الورقة الرسمية؛ أن يكون مختصًا بتحرير الورقة من حيث نوعها ومكانها وزمانها.

3-أن يكون تحرير الورقة طبقًا للقواعد المقررة: فلكل نوع من الأوراق الرسمية قواعد يلتزم بها الموظف المختص في كتابة الورقة الرسمية حتى تعد رسمية، ومن أهم هذه القواعد:

أ )التأكد من شخصية أصحاب الشأن وأسماء آبائهم وأجدادهم لآبائهم وصناعتهم ومحال ميلادهم وإقامتهم وأسماء وكلائهم وحدود سلطاتهم ويتم التحقق من شخصية الأطراف إما بشهادة شاهدين مكلفين، معروفين للموثق أو بالبطاقات الرسمية.

ب )أن يكتب المحرر بلغة معتبرة بالبلد وبخط واضح لا يشتمل على إضافات أو تحرير أو كشط.

ت )أن يشتمل بالإضافة إلى ما سبق على ذكر السنة والشهر واليوم والساعة التي تم فيها التوثيق واسم الموثق ولقبه ومسمى وظيفته.

ث )يقوم الموثق بتلاوة المحرر ومرفقاته على أصحاب الشأن قبل توقيعهم عليه وأن يبين الأثر المترتب عليه دون أن يؤثر عليهم.

ج )أن يتم التوقيع من جانب أصحاب الشأن والشهود والموظف المختص وأن يتم التوقيع على كل صحيفة إن تعددت الصحائف.

ح )أن يحفظ في الدائرة التي خرج منها المحرر أصل المحرر الذي توثق ونسخ صور منه؛ لتسليمها لذوي الشأن ويؤشر الموثق بالتسليم على المحرر .