يجب أن تكون أول خطوة في المقابلة هي: تهدئة نفس الطرف الأخر حتى يشعر بالراحة في المقابلة حتى يشعر بالراحة النسبية وهو آمر صعب بطبيعة الحال إلا إذا كان القائم بالمقابلة هادي النفس أصلا ويمكن أن نجعل الطرف الأخر هادي النفس بان نمنحه الفرصة ليشرح سبب حضوره أو الغرض من استدعائه شرحا موجزا ولكي نستطيع أن نفتح باب الكلام لدي الطرف الأخر ينصح بان نشجعه ثم ننصت إليه بعناية أثناء حديثة

وهذه الخطوة تجعلنا نتعرف عليه ونعرف الأسلوب الذي يتحدث به وبذلك ندرك أي نوع من الأسئلة والتعليقات والمقترحات ينبغي أن نتوجه بها إليه فترك الطرف الأخر يتحدث أولا يمكن أن يساعدنا في معرفة الطرف الأخر على حقيقته ومحو أي فكرة سابقة عنه

فن توجيه السؤال:

ربما كان فن توجيه السؤال هو أهم العناصر التي تصنع المقابلة الناجحة

فتوجيه السؤال الذي يقوم على العنف في مركز الشرطة يختلف عن توجيه السؤال بطريقة الود في مجال خدمة الفرد وتوجيه السؤال بشكل يوحي في نفس الطرف الأخر الاتهام والتشكيك فقد يودي إلي التردد عن الإجابة

فيجب أن نعلم أن توجيه السؤال قد يثير الرغبات اللاشعورية أو الانفعالية في السلوك الإنساني

فيجب أن تكون الأسئلة اكثر تشجيعا للطرف الأخر واكثر عطفا وودا عليه حتى يتحدث بحرية اكثر

أنواع الأشخاص الذين نقابلهم

يمكن تصنيف الطرف الأخر حسب ما يظهر منه من سلوك داخل المقابلة فتختلف طريقة التفاهم معه والتأثير عليه

* فهناك الأشخاص المرحون الذين يقبلون التوجيهات بشكل سريع ولديه الرغبة في معرفة الجديد بدون تردد كما انه لا يميل إلي الاستئثار بالحديث أو السيطرة على المقابلة

فيجب التعامل مع هذا النوع بشكل من اللباقة والبراعة لان هذا النوع يحب أن نتبادل معه الحديث بحيث لا نجعل الموضوع يخرج عن ما هو مخطط له