فتهيئة المكان المريح يوفر الفرصة الكبيرة للنجاح في المقابلة فوجود ضوضاء تجتذب الانتباه وتشتت التفكير تودي إلى فشل المقابلة فيجب أن نقلل من المشتتات أثناء المقابلة مثل التلفون والمقاطعات المتكررة فلو ترك الشخص الذي سوف نقابله في مكان مزدحم شديد الضوضاء فان أول شي في ذهنه هو الغضب من إهماله وتركه في مكان غير مريح كذلك يجب تحديد زمن المقابلة لان طول الزمن اكثر من ساعة أحيانا يبطل جدوى المقابلة وتتشعب موضوعاتها وتخرج عن الموضوع المراد التحاور فيه

فتحديد زمن المقابلة منذ البداية يجعل الطرف الأخر يتحفز لتنظيم حديثة ومادته

كذلك يجب المحافظة على سرية المقابلة لان السرية إذا توفرت في المقابلات تكون الفائدة كبيرة جدا لان الطرف الأخر بعد أن يعلم بوجود هذه السرية بعد عدة مقابلا ت يستطيع الإفصاح عما في نفسة بدون قلق أو تردد فيجب عليك أن تشعر الأخريين بان معلوماتهم في سرية تامة فعندما يعلم الطرف الأخر أن سرة قد فضح فانه يعطي انطباع لديهم إننا نسخر منهم ونستخف بهم

أما حجم المعلومات: فنقول انه من المفروض أن يتم تدوين أهم الملاحظات على المقابلة بعد الانتهاء منها لان كتابتها أثناء الحديث قد تسبب القلق للطرف الأخر فهناك مثلا الاسم التاريخ العمر العنوان لاتمثل قلق عند كتابتها أثناء المقابلة لاكن إذا تجاوزت عملية الكتابة هذه الملاحظات فان الطرف الأخر يشعر بعدم الاهتمام به

بعض الأشياء التي يجب أن نلاحظها لدي الطرف الأخر أثناء المقابلة

التوترات التي تحدث للجسم - كثرة الالتفات - احمرار الوجه - القابلية الكبيرة للتأثر والحزن فقد تظهر لنا جوانب أخري في شخصية الطرف الأخر أو نكتشف انه مخادع في جوانب حواره

مفتاح الكلام