تُقيد الدعوى في سجل الأساس وتُعطى رقمًا مسلسلًا وفق الترتيب ويُعيَّن القاضي المختص لنظرها، وقد يظهر ذلك من رقم الدعوى الزوجي والفردي وهذا ما وضحه التعميم الصادر من قاضي القضاة رقم: (928/95) ، بتاريخ: 19/جمادى الأول/1416ه، الموافق: 1/10/1995، والذي ينص على أن الدعاوى في المحاكم ذات القاضيين توزع حسب الرقم الفردي والزوجي بين القاضيين الموجودين، وليس لأحد القاضيين نظر قضية مخصصة لزميله إلا في حالة غيابه في إجازة وبتكليف من قاضي القضاة .

توضع الدعوى بعد قيدها في ملف خاص يحمل اسم المحكمة المختصة بنظر الدعوى بالإضافة إلى اسم المدعي وشهرته، وبلدته الأصلية في فلسطين (1) ، ومكان إقامته الحالية، واسم محاميه أو وكيله إن كان له محامي أو وكيل، ثم يُكتَب على الملف موضوع الدعوى، ورقم الأساس، وتاريخ رفع الدعوى، ورقم إيصال الرسم المدفوع.

يتم تحديد موعد أول جلسة من قِبل كاتب ضبط الجلسة"حسب الأجندة"وتُعاد للقلم ليتم تسجيلها في ملف الدعوى الذي تم إعداده، ويتم إعلام المدعي بالموعد والتوقيع على ذلك.

يُنظم قلم كتاب المحكمة مذكرة حضور لتبليغ المدعى عليه أو عليهم ويُعِد نسخًا من المذكرة بعدد نسخ لائحة الدعوى ويذكر فيها اسم المدعى عليه كاملًا، وعنوانه، وتاريخ الجلسة، وتُوَقَّع من القاضي الشرعي وتُختم بخاتم المحكمة الرسمي وتُرفق معها لائحة الدعوى .

تُسَلَّم لائحة الدعوى ومذكرة الحضور إلى قلم المُحضرين لتبليغ المدعى عليه حسب الأصول المتبعة في نص المادة: (20) من قانون أصول المحاكمات الشرعية رقم: (12) لسنة 1965 .

(1) جرت العادة في المحاكم الشرعية في فلسطين على ذِكر البلدة الأصلية لكل من الخصمين والتي هي داخل أراضي عام 1948 حتى لا تختفي هذه الأسماء أو تُهمَل خاصةً وأن الاحتلال قام بتغيير الاسم الأصلي إلى اسم آخر، ومثالًا على ذلك مدينة"المجدل"سماها الاحتلال"أشكلون".