7)أسلوب نقل الوثائق سري ومحظور بالبريد كما يلي:

أ) تدوين الوثيقة في دفتر الصادر.

ب) يوقع المندوب على دفتر الصادر بالاستلام.

ج) تدون في مركز تسليم المكاتبات.

د) يوقع المستلم في الوحدة الأخرى في المركز.

الإجراءات المتخذة على مرحلة الحفظ

1)يجب أن تكون الإدارة المسؤولة عن حفظ المعلومات مستورة وغير معروفة وبعيدة عن أعين الأمن المضاد.

2)يجب أن تتخذ الإجراءات الخاصة بأمن المنشأة صنف (أ) على المكان الذي تحفظ به المعلومات وتحدد طريقة الذهاب والإياب وموعد الوصول.

3)يجب أن لا تكون داخل المكان أي ممرات داخلية تؤدي إلى البنيات المجاورة أو إلى الخارج باستثناء المدخل الرئيس.

4)يجب أن يكون هناك ضابط مسؤول عن حفظ الأمن في هذه المنشأة.

5)يمنع دخول الزوار أو الزيارات الشخصية منعًا باتًا مع إقامة حراسات دائمة حول المكتب.

6)يجب أن تتوفر في المكتب إمكانيات الراحة للأفراد العاملين في المركز (إشباع ذاتي) لمنع تجنيدهم أو الانتقام من ظروف العمل، فتشبع رغبات العاملين وتحل مشاكلهم.

7)يجب أن تحفظ المعلومات في خزائن حديدية ذات نظام معين مع تحاشي انتهاء الأرقام بـ (5، 10) أو تاريخ معين كالأعياد والمناسبات ويفضل استخدام أرقام غير مرتبة.

8)تحفظ الوثائق المصنفة بدرجة سري للغاية وسري جدًا في خزائن خاصة.

9)يجب أن يكون جميع العاملين في المركز الحساس من أبناء التنظيم الموالين والمتخذ عليهم إجراءات أمن الأفراد.

10)يجب عدم ترك الأوراق على المكاتب بعد انتهاء العمل.

11)عدم أخذ المعلومات الداخلية أو الخارجية المكتوبة خارج المكتب.

12)تغيير مفاتيح وأرقام الخزانات كلما دعت الحاجة خاصة بعد إجازة المسؤول في السفر (مسؤول الأرشيف) أو الإدارة وكذلك بعد حضوره.

13)يتم تنظيف المكتب بحضور المسؤول.