2)جمع معلومات عن الوثيقة التي فقدت: موضوعها، ودرجة سريتها، ورقمها، وتاريخها، والوثيقة التاريخية التي تليها.

3)معرفة المرفقات التي أرسلت مع الوثيقة.

4)معرفة الجهة التي تسربت منها الوثيقة، وذلك بمراجعة النسخ والتوزيع.

5)معرفة تاريخ وصول الوثيقة.

6)معرفة المسئول عن حفظها وتداولها، وطريقة حفظها وتداولها.

7)الاجابة عن: أين كانت الوثيقة؟ ومن هو آخر من اطلع عليها؟

8)معرفة ظروف اكتشاف فقدان الوثيقة، او تسربها، والاجراءات التي اتخذت فورًا.

9)استقصاء اجراءات حفظ الوثيقة لحظة فقدانها، او تسربها.

10)استقصاء طريقة الحراسة والقفل والخزائن.

11)تحديد الاخطاء التي أدت الى الفقدان والتسرب.

12)تحديد الجهات، او الاشخاص المقصرين.

13)وضع اجراءات لضمان ألا يتكرر الخطأ، عبر سد الثغرات الامنية.

حفظ الوثائق:

تحفظ الوثائق السرية وفقًا لدرجة سريتها - التي أوضحناها في درجات التصنيف - وينبغي أن تكون اجراءات التأمين كاملة ومتدرجة، تبدأ- مثلًا- بالاسلاك الشائكة، ثم الحيطان العالية، ثم الغرف الحصينة المزودة بنوافذ وأبواب قوية، ثم الخزائن الحديدية الصلدة والاقفال المتينة، ثم تركيب أجهزة الانذار والمراقبة ووضع حراسة على المنطقة.

كما يجب اتخاذ اجراءات ضد الحريق، واختيار غرف بعيدة عن الزوار لطبع الوثائق، وغرف مؤمنة وبعيدة لحفظها، ويلزم الاعتناء بحفظ المفاتيح في مكان أمين، وحرق المسودات والكربون وأشرطة الماكينات التي طُبعت بها الوثائق (السرية) و (الرسية للغاية) ، ومحاذرة التفوه بأرقام الخزائن ذات الارقام أثناء فتح تلك الحزائن، خشية وجوئ تسجيل أو استراق سمع. ومن الجديد بالمراعاة ملاحظة أي آثار توحى بأن الوثيقة قد عُبث بها، أو أنها قد سُربت أو سرق جرء منها.

رابعًا: المحافظة على الاسرار:

ان افشاء المعلومات السرية التي تضر بالمصلحة العامة أمر في غاية الخطورة، وقد يحدث تسرب المعلومات الى العدو- بحسن نية أيحانًا- من بعض المواطنين، أو موظفي الخدمة المدنية، أو الصحفيين الذين لا يقدرون خطورة المعلومات. وكثيرًا ما ينجم الافشاء وسعى من العدو الذي يجند أفراده وعملاءه ووسائله للحصول على المعلومات. ولتفادى تسرب المعلومات يجدر الاهتمام بتوعية المواطنين لانماء الحس الامني لديهم، خاصة العاملين في الدولة وأولئك الذين يتداولون معلومات سرية بحكم عملهم.