1.الكتابة بصيغة إيجابية. فلا تستخدم:"لقد فشلت في"،"إنك لم تستجب لـ". بل استخدم:"أرجو منك أن". إن استخدامك لأساليب إيجابية يحفز القارئ على إكمال الرسالة.

2.تحدث بمنظور الآخرين وليس بمنظورك. فلا تقل:"لدي بعض المواضيع أود أن أحدثك بها". بل قل:"نحن في حاجة إلى مناقشة مواضيع عديدة". هذه الصيغة تبدوا أقل دكتاتورية وأنانية. وسينفذ الشخص الأمر عن طريق الإقناع لا الإجبار.

3.عليك بإيجاد ملطف للمعلومات السلبية أو ذات الوقع الشديد. فلا تقل:"رفض طلبك بسبب عدم توفيرك للبيانات". بل قل:"تعمل الشركة ضمن قواعد جديدة ربما لم يسعفك الوقت للإطلاع عليها، لذا سنقوم بإعادة التقرير إليك حتى تكتمل المعلومات".

4.لا تقم بتقديم إيضاحات للأخبار السيئة إن كانت تلك الإيضاحات تقد تزيد من إحباط القارئ. مثال:"لم تتم الموافقة على منحك بطاقة ائتمان لعدم سدادك لبعض المستحقات المالية". الأفضل الرفض بشكل مهذب:"نشكرك على طلب بطاقة الائتمان، لكننا نأسف لعد تمكننا من ذلك، بعد مراجعة حسابك. لمزيد من المعلومات اتصل بالرقم (...) ".

5.اختم الرسائل بتعليمات محددة عما يجب القيام به. خاتمة غير جيدة:"أنا واثق أني كنت واضحا، وأنك سوف تستجيب وفقا لذلك". خاتمة أفضل:"أرجو التصرف الآن لتصحيح الأمور المدونة في الأعلى. واتصل بي عند انتهاءك منها للمعاينة".

6.قم بكتابة التوصيات في شكل أرقام وبنود. خاتمة غير منظمة:"باختصار عليك الاجتماع برئيسك المباشر عند انتهاءك من المهمة المكلف بها، ثم عليك حضور دورة القيادة الأسبوع القادم، وأخيرا كتابة تقرير للمدير العام عند انتهاءك من الدورة". خاتمة منظمة:

? اجتمع برئيسك المباشر عند انتهاءك من المهمة المكلف بها.

? احضر دورة القيادة الأسبوع القادم.

? قدم التقرير المطلوب للمدير العام عند إنهائك للدورة.